En comercio internacional siempre es necesario hacer una investigación previa para conocer las características propias del mercado que queremos abordar. Si quieres saber cómo negociar en Japón a continuación te presentamos las normas de protocolo y los aspectos clave para la negociación en el mercado japonés.
Qué saber antes de empezar a negociar en Japón
Siempre se debe tener presente que el japonés es un pueblo que tiene un gran respeto por sus tradiciones y esto condicionará cualquier tipo de relación comercial que se quiere establecer con ellos.
La sociedad japonesa está muy orientada al consumo. El mercado se divide entre bienes de alta calidad y elevado precio, y bienes de calidad media y precio moderado. Aunque el comprador japonés es muy nacionalista, en Japón se encuentran todos los productos y marcas de prestigio mundial. Así, para que los productos exportados a este mercado se comercialicen con éxito deben ofrecer valor añadido, ser novedosos y estar adaptados a los gustos locales.
La toma de contacto con las empresas de una manera directa, sin la intervención de intermediarios, no es efectiva. Hay que utilizar los servicios de un intermediario bien conectado (chukaishu) o de algún organismo oficial (Oficina Económica y Comercial de la Embajada de España en Japón, Japan External Trade Organization (JETRO), etc.).
Normas de protocolo para la negociación en Japón
El primer encuentro
- Los japoneses son muy conservadores en la forma de vestir. Lo más aconsejable en cuanto a la indumentaria para los negocios son los trajes oscuros, camisas blancas, corbatas con pocos dibujos.
- El trato en los negocios es muy formal: Se dirigen a sus interlocutores en los negocios aludiendo a su apellido, precedido de Mr. o Mrs.
- El saludo. Se trata de un aspecto clave del protocolo en Japón, del que se puede obtener valiosa información. Lo mejor es esperar a que ellos tomen la iniciativa. Con representantes de empresas extranjeras suelen utilizar un apretón de manos aunque en algunas ocasiones especialmente formales pueden realizar una reverencia. El grado de inclinación a la hora de saludar muestra el estatus que se concede a la otra parte: a mayor inclinación mayor muestra de respeto y asignación de un estatus más elevado.
- Las tarjetas profesionales (meishi) son un elemento fundamental para el éxito de nuestras relaciones comerciales:
- Se intercambian al principio de la reunión y se considera una descortesía no ofrecerlas.
- Es aconsejable que estén en inglés por un lado y en japonés por el otro.
- Para entregarlas hay que usar las dos manos, de forma que cada pulgar sostenga una esquina de la tarjeta por el lado escrito en japonés, para que el interlocutor pueda leerla cuando se inclina para hacer la reverencia. Al recibirla, lo correcto es leer detenidamente el nombre de la empresa y la persona, asentir en señal de comprensión y, quizá, hacer algún comentario o pregunta que denote interés.
- Durante la reunión las tarjetas deben dejarse encima de la mesa. Si se guardan antes puede ser malinterpretado. No se debe hacer ninguna anotación en ellas.
Las conversaciones
- Debe evitarse hablar de uno mismo o expresar opiniones personales de forma continuada; los japoneses priman el grupo frente al individuo.
- No se debe hablar de la Segunda Guerra Mundial, ni de temas sensibles para el sector empresarial como la quiebra de entidades financieras, el proteccionismo comercial, etc.
- Es positivo hacer preguntas sobre la cultura, el arte y las costumbres del país. Otros temas de conversación apropiados son los viajes, la gastronomía y los deportes (golf sobre todo).
Comidas, regalos y eventos
- En la relación comercial está muy extendida la costumbre de cenar en restaurantes o acudir a bares de karaoke y hay que dejar que sean ellos los que inviten primero.
- Una comida japonesa consiste en varios platos que han de probarse de uno en uno, alternando con sopa o arroz, que sirven de acompañamiento durante toda la comida y, por tanto, no deben acabarse antes de comer otros platos.
- En las comidas o cenas de negocios se hacen muchos brindis. Kanpai (¡seca tu copa!) es el más usado. A cada brindis del anfitrión hay que corresponder con otro.
- Japón es el país por excelencia para los regalos de empresa. Generalmente, se ofrecen en las primeras reuniones. Cuando hay una relación continuada es casi obligado regalar dos veces al año: en la segunda quincena de diciembre (Oseibo) y a la mitad de julio (Ochugen).
- Para los japoneses la manera en la que está envuelto y la forma de entregarlo es tan importante como el regalo en sí mismo.
- Deben evitarse regalos con componentes que sumen 4 o 9. Ambos son números de la mala suerte. En japonés las palabras para esos números son muy parecidas a “muerte” (el 4) y “depresión” (el 9).
- Generalmente, los japoneses no abren los regalos al recibirlos. En caso de que los abran no van a extenderse mucho en los elogios, aunque esto no significa que no les haya gustado.
- Ser invitado a una casa japonesa tradicional supone un gran honor.
- Deberá uno quitarse los zapatos en la puerta y calzar las zapatillas desde la entrada hasta el comedor, en el que se las quitará. Hay que ponérselas otra vez para ir al cuarto de baño, donde las cambiara por unas zapatillas de baño. A la vuelta no se debe olvidar hacer el cambio.
- Durante la cena los comensales se sientan en posición arrodillada sobre un tatami, alrededor de una mesa baja. Los hombres deben mantener las rodillas separadas ocho o diez centímetros y las mujeres juntas. En la sobremesa se sientan con las piernas cruzadas.
Técnicas de negociación en Japón
- Los japoneses plantean los negocios con objetivos a largo plazo (cinco años o más), no como la búsqueda de oportunidades o rentabilidad inmediata. Valoran mucho que los proveedores y socios establezcan contacto regularmente con ellos para informar de nuevos productos y, a su vez, informarse de la evolución de los negocios que se tienen en común.
- Manejar correctamente el tiempo es básico y suelen ser muy rígidos, ya que los ejecutivos japoneses suelen tener una agenda de trabajo muy completa y planificada. La charla informal previa a la conversación de negocios es mínima y se deben evitar preguntas de tipo personal y aquellas cuya respuesta pueda comprometerlos en algún sentido.
- Las negociaciones comienzan a un nivel ejecutivo elevado y continúan a nivel de mandos intermedios. La persona que lleva el peso de la negociación no suele ser la encargada de cerrar los acuerdos.
- Por la parte japonesa irán siempre varias personas a la reunión. Por ello es aconsejable que acudan al menos dos personas en representación de la empresa extranjera.
- Los japoneses valoran mucho la información transparente: en las presentaciones debe abundarse en detalles, cifras, datos técnicos, etc. Todo el material escrito aportado en las reuniones (catálogos, ofertas, propuestas, etc.) debe estar presentado de forma impecable.
- El contacto visual, que antiguamente era escaso, hoy es habitual sobre todo entre los ejecutivos más jóvenes.
- En la cultura japonesa el uso de los silencios es muy habitual y hay que ser pacientes y esperar a que hablen sin interrumpir nunca sus argumentaciones.
- El tono de la conversación es muy serio y exento de humor. Apenas se gesticula y debe evitarse un comportamiento extrovertido o emocional.
- El lenguaje es muy ambiguo. Se evita decir “no” (iie) directamente, pero un “sí” (hai) solamente quiere decir que se escucha y comprende pero no supone aceptación.
- En las discusiones se busca la armonía por encima de cualquier otra consideración. Una sonrisa indica más bien dificultades que una posición favorable.
- El proceso de toma de decisiones están muy jerarquizado y se realiza por consenso. La propuesta es discutida a fondo por todos los implicados en el proyecto, para crear un espíritu de grupo. Se busca un acuerdo global más que la aprobación de asuntos uno por uno. Este proceder alarga el proceso de toma de decisiones.
- Una vez obtenido el acuerdo la implementación suele ser muy rápida.
- El nivel de inglés no es tan elevado como podría esperarse de un país tan desarrollado. Son pocos los que lo entienden y hablan con fluidez por lo que hay que ser paciente, hablar despacio, con pausas prolongadas y evitando palabras poco usuales. • Las relaciones personales son muy importantes: “primero se hacen amigos y luego se hacen negocios”. Las reuniones sociales, en restaurantes y bares, después del trabajo constituyen una buena ocasión para fomentar el conocimiento de la otra persona.
Cada mercado requiere un esfuerzo de adaptación a sus características diferenciales. Japón no es un caso diferente. Antes de plantearnos exportar nuestros productos al mercado japonés, debemos tener muy en cuenta todas las muchas particularidades que os hemos planteado en este artículo para saber cómo negociar en Japón y poder tener éxito.
¿Y tú? ¿Tienes experiencia en este mercado? ¿Has realizado negociaciones en países asiáticos como Japón? Comparte tu experiencia en los comentarios.
Si estás pensando en exportar a Japón, y quieres más información sobre las particularidades del mercado japonés, las técnicas de negociación en Japón, las normas de protocolo, etc. no dudes en contactarnos.
